Im Mai 2013 hat die CDU den Antrag zur Umsetzung des elektronischen Gremiendienstes gestellt. Nach mittlerweile mehr als 1.5 Jahren ist bisher keine Umsetzung erfolgt. Im Verlauf des letzten Jahres gab es Rückmeldungen, dass auf Grund von Krankheit eine Verschiebung eingetreten sei, man aber nun wieder an dem Thema dran wäre.
Durch das Fehlen eines elektronischen Gremiendienstes wird unsere Arbeit als Mandatsträger mittlerweile in erheblichem Maße behindert. Der Umfang an Vorlagen und Protokollen in Papierform ist kaum noch zu handhaben. Insbesondere ist eine Archivierung und spätere Recherche praktisch nicht möglich. Ein Großteil der vertraulichen Unterlagen muss zudem noch aufwändig vernichtet werden. Gerade in Ratssitzungen ist immer wieder der Zugriff auf ältere Vorlagen und Protokolle sinnvoll und notwendig, aber leider unmöglich.
Das Ratsinformationssystem selbst ist weiterhin vollkommen unzureichend, was seinen Leistungsumfang und den Bedienkomfort angeht. Eine Synchronisation der Unterlagen mit einem mobilen Endgerät oder PC ist nicht möglich - alle Vorlagen müssen einzeln oder gezippt herunter geladen werden. Eine Suche in den Vorlagen ist nicht möglich. Hinzu kommen weiterhin schlechte Antwortzeiten des Systems und immer wieder komplette Ausfälle, was dazu führt, dass auf Unterlagen nicht zugegriffen werden kann. Der Hauptausschuss hatte im letzten Jahr beschlossen, dass die Politik in die Auswahl und den Test der Systeme einbezogen werden soll, damit das neue System am Ende auch die Anforderungen der Mandatsträger erfüllt. Dies ist bisher nicht geschehen.
Nachdem Herr Schrey, der sich federführend um das Projekt eVerwaltung gekümmert hat, nun das Amt des Vorstandes der SBE AöR übernimmt, bitten wir kurzfristig um einen Sachstand in Hauptausschuss und Rat, in dem auch verbindlich aufgezeigt wird, wie der weitere zeitliche Ablauf aussehen soll. Gerne bieten wir auch unsere Unterstützung an und regen an, keine eigene Lösung zu suchen, sondern eine kurzfristige Umsetzung mit einer anderen Kommune im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit anzustreben, die ein entsprechendes System bereits operativ im Einsatz hat. Wir bitten in Bezug auf Mandantenfähigkeit und Berechtigungssystem weiterhin direkt auch die Verwaltungsräte und Aufsichtsräte der SBE AöR und der Haus Ennepetal mit zu berücksichtigen.
Mit freundlichen Grüßen
Olaf Biermann
