Sehr geehrter Herr Bürgermeister,

im Zuge der regulären Sitzungstätigkeit im Rat der Stadt Ennepetal und seinen Ausschüssen werden Unmengen an Papier bedruckt und verschickt. So erhalten die Ratsmitglieder sämtliche Sitzungsunterlagen und Protokolle und sachkundige Bürger sämtliche Unterlagen der Ausschüsse, in denen sie Mitglied oder Vertreter sind. Hinzu kommen umfangreichste Drucksachen zu den jeweiligen Haushaltsplanberatungen oder unlängst zur Erstellung des Flächennutzungsplanes.

Diese Unterlagen sind teilweise so umfangreich, dass sie nur den Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden, was die Arbeit der sachkundigen Bürger zu den Haushaltsplandebatten zum Teil erheblich erschwert. Eine Archivierung dieser Unterlagen, um in späteren Sitzungen darauf zurückgreifen zu können, ist auf Grund der Menge selbst für eine Legislaturperiode kaum noch möglich. Daher ist davon auszugehen, dass ein Großteil der Unterlagen nur für jeweils eine Sitzung verwendet und direkt nach der Sitzung vernichtet wird. Auch wenn die Stadt bereits intensiv versucht Unterlagen möglichst nur einmal pro Woche gesammelt zu verschicken, ist trotzdem zum Teil mehrfacher Postversand innerhalb einer Woche notwendig. Auf der anderen Seite kommt es vor, dass wichtige Unterlagen, die mit der Ratspost verschickt werden, bis zum nächsten Versand zurück gehalten werden, was dazu führt, dass Rückmeldefristen zum Teil schon verstrichen sind, bevor man die Unterlagen erhält.

Seit einiger Zeit setzt die Stadt Ennepetal ein Ratsinformationssystem ein, welches in der Vergangenheit aber immer wieder wegen technischer Probleme nicht zur Verfügung stand. Darüber hinaus war bisher nicht vorgesehen, dass auch die sachkundigen Bürger auf die nicht-öffentlichen Vorlagen ihrer Ausschüsse zugreifen können.

Aus Sicht der CDU wäre die Einführung eines elektronischen Gremiendienstes mit mobilen Endgeräten (Tablets) eine erhebliche Erleichterung in der Rats- und Ausschussarbeit und wäre auch ökologisch sinnvoll weil:

• Vorlagen nicht mehr gedruckt werden müssen, sondern elektronisch vorliegen.

• Auch alte Vorlagen auf den Geräten gespeichert werden können und somit jederzeit im Zugriff sind.

• Unterlagen zeitnah zur Verfügung gestellt werden können, ohne jeweils auf Sammelpost zu warten.

• Mehrere Meter Papier pro Rats- und Ausschussmitglied inkl. Versand der Unterlagen pro Jahr eingespart werden können.

• Sachkundige Bürger effektiver an Debatten mit sehr druckintensiven Vorlagen (Haushalt, FNP, …) teilnehmen können.

Daher beantragen wir, die Verwaltung möge ein Konzept für einen elektronischen Gremiendienst erstellen und dem Rat zur Entscheidung vorlegen. Das Konzept ist so rechtzeitig zu erstellen, dass eine Umsetzung der technischen Voraussetzungen bis zur nächsten Legislaturperiode erfolgen kann. Als Teil des Konzeptes soll eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erstellt werden, die die Ersparnisse (Sach- und Personalkosten für Papier, Druck, Versand, ...) den zusätzlichen Kosten für die technische Infrastruktur und deren Betrieb gegenüber stellt. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Verbesserung der Stabilität des jetzigen Ratsinformationssystems in jedem Fall erfolgen muss.